W tym przypadku niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania pracy wykonywanej przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub inne osoby kontrolujące na wszystkie sytuacje, które mają miejsce w trakcie realizacji zadań (zwłaszcza przy zagrożeniu realizacji zadania, a nawet nieosiągnięcia założonego celu/celów). Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań. Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykonania.

• Lista kontrolna E1

  

  Data: 2011/08/05

  Każda osoba sprawująca jakąkolwiek funkcję kierowniczą doskonale wie, że co jakiś czas należy sobie samemu odpowiedzieć na pytanie: jak w rzeczywistości wygląda dane zagadnienie, czy problem? Robi się to po to, aby poprawić to, co jest możliwe do poprawienia. Temu często służą przeprowadzane kontrole wewnętrzne. Podobnie jest i z kontrolą zarządczą. Dlatego w oparciu o zapisy tego standardu przynajmniej raz w roku dyrektor szkoły jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej. Wykorzystuje się w tym celu specjalnie opracowane narzędzia i zestawienia. Typowym jest tzw. arkusz samooceny. Opracowuje się go w bardzo prosty sposób, ale jest on niezwykle pomocny w procesie samooceny.

• Lista kontrolna E2

  

  Data: 2011/08/05

• Arkusze samooceny

  

  Data: 2011/08/05

  Praktycznie przy każdych znormalizowanych procedurach istnieje funkcja audytu wewnętrznego. Jest to sytuacja, w której przygotowujemy się do oglądu, czy inaczej audytu zewnętrznego. Wydawałoby się, że jest to proste zadanie. Jedynym problemem jest osoba audytora, która powinna mieć odpowiednie przygotowanie w tym względzie (a to niestety kosztuje i to wcale nie tak mało) . Natomiast obowiązek audytu wewnętrznego mają te jednostki, w których kwota przychodów/dochodów lub rozchodów/wydatków przekroczy wysokość 40.000.000 zł. Oznacza to, że szkoły i placówki są zwolnione z tego obowiązku. Ale pamiętajmy, że absolutnie nie zwalnia to dyrektora z obowiązku systematycznego monitorowania realizacji kontroli zarządczej w swojej placówce.

  Gdyby któryś z dyrektorów chciał taki audyt u siebie przeprowadzić, to ma do dyspozycji niezwykle cenne wskazówki w formie konkretnych pytań w Liście kontrolnej nr E3.
 

• Lista kontrolna E3

  

  Data: 2011/08/05

  Jest to ostatni ze standardów, który niejako domyka cały system oceny funkcjonowania kontroli zarządczej. Po dokładnej analizie wyników monitoringu, kontroli i oceny dyrektor powinien odpowiednio zareagować, czyli wyeliminować/zmienić/wdrożyć odpowiednie mechanizmy, w zależności od wyniku przeprowadzonej analizy.

  Reakcja dyrektora ma służyć realizacji założonych celów i podjętych przez szkołę zadań. Efektem tych działań jest nowy stan, w którym dyrektor może stwierdzić, że uzyskał zapewnienie o stanie kontroli zarządczej. Obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ustawa nie nakłada na kierowników jednostek podsektora samorządowego. Jednak informacja taka powinna być przygotowana przez dyrektora szkoły, ponieważ stanowi to sposób udokumentowania stanu kontroli zarządczej w szkole/placówce. Tego rodzaju informacja może być podsumowaniem sprawowanego nadzoru pedagogicznego, realizacji planu finansowego, stanu majątku szkoły. W informacji należy również uwzględnić dane dotyczące przepływu informacji i dokumentów.

  Należy jednak mieć świadomość tego, że jeżeli przełożony z organu prowadzącego zażyczy sobie takiej informacji, to dyrektor jest zobowiązany mu ją przedstawić. Przy pracy nad tym dokumentem można się kierować podpowiedziami, a w zasadzie odpowiedziami zawartymi w Liście kontrolnej nr E4. Zwracają one uwagę na istotny argument, jakim jest źródło informacji i wynikającego z niej zapewnienia, czyli wiedzy uogólnionej. Następnie jest mowa o kwestiach dokumentacyjnych, czyli o oświadczeniu, aż wreszcie o procedurach i sposobie udostępniania owej wiedzy.
 

• Lista kontrolna E4

  

  Data: 2011/08/05