Systemy mające wspomóc zarządzanie placówką, stają się coraz popularniejsze w polskich żłobkach i przedszkolach. Są przydatne zarówno dyrektorom, jak i księgowym, rodzicom oraz opiekunom grup. Znacznie ułatwiają przygotowywanie rozliczeń, usprawniają obieg dokumentów – zwłaszcza faktur i raportów – oraz umożliwiają sprawną komunikację z rodzicami. Jakie konkretnie korzyści może przynieść taki system przedszkolu?

Inso – system do zarządzania przedszkolem lub żłobkiem

Na rynku dostępnych jest kilka systemów, które wspomagają zarządzenie placówką. Niektóre z nich posiadają jedynie podstawowe funkcje – pozwalające na automatyczne przygotowywanie rozliczeń oraz dostarczanie rodzicom ważnych powiadomień. Inne, bardziej rozbudowane, wyposażone są w szereg opcji, służących zarówno dyrektorom, jak i rodzicom. Różne systemy działają nieco odmiennie: przykładowe funkcjonalności zostaną więc omówione na podstawie Inso, jednego z najbardziej kompleksowych oprogramowań dla przedszkoli i żłobków.

Finanse pod kontrolą

Głównym celem istnienia Inso jest pomaganie dyrektorowi w zarządzaniu finansami. Po wprowadzeniu danych dotyczących wysokości opłat, system wylicza należności automatycznie, a następnie – przesyła je do rodziców. Pod uwagę brane są należności za pobyt dziecka w placówce (możliwe jest rozliczanie miesięczne, dzienne albo godzinowe – w zależności od zasad obowiązujących w konkretnym przedszkolu), koszt posiłków oraz ewentualna opłata za zajęcia dodatkowe. Rodzice na swoich kontach mają podgląd wszystkich płatności, zarówno bieżących, jak i archiwalnych. Mogą też w razie potrzeby pobrać fakturę (przygotowaną przez system) oraz dokonać szybkiej płatności.

Inso może również pomóc w sprawdzeniu, czy wszystkie wpłaty zostały wniesione. Dyrektor może zaimportować je z banku kilkoma kliknięciami. Dzięki temu łatwo śledzić, kto zapomniał uregulować należności. Dodatkowo, system przygotowuje raporty i statystyki, gotowe do wydruku.

Tablica ogłoszeń dla rodziców

Inso zapewnia też prostą i skuteczną metodę komunikacji z rodzicami. Na wirtualnej tablicy ogłoszeń dyrektor – albo pracownicy – mogą zamieszczać ważne informacje, ale też przesyłać za jej pośrednictwem pliki, filmy i zdjęcia. To osoba publikująca wpis decyduje, kto zobaczy dane ogłoszenie. W ten sposób można więc wysłać ogłoszenie zarówno do wszystkich rodziców, jak i wybranych osób. Rodzic ma stały dostęp do tablicy: może na nią zajrzeć zarówno z przeglądarki, jak i z aplikacji zainstalowanej na telefonie czy tablecie. Pozwala to usystematyzować i uprościć kontakty z rodzicami. Nie muszą już dzwonić czy wypytywać przedszkolanek o ważne daty czy szczegóły wyjazdów. Dyrektor nie kłopocze się rozsyłaniem maili czy wiadomości do każdego rodzica osobno. Wszystko znajduje się na tablicy – dostępne w każdej chwili, z każdego urządzenia mającego dostęp do internetu.

Błyskawiczne zgłaszanie nieobecności

Inso usprawnia kontakty z rodzicami nie tylko dzięki tablicy ogłoszeń. Rodzice nie muszą także dzwonić, pisać maili czy smsów, gdy dziecko nie pojawi się w przedszkolu. Zgłosić nieobecność malucha można błyskawicznie za pomocą platformy – logując się przez przeglądarkę albo korzystając z aplikacji (co zajmuje sekundy). Dzięki temu przedszkole posiada usystematyzowany sposób zgłaszania nieobecności.

Indywidualne diety i zamówienia na posiłki

Do systemu można wprowadzić różne informacje o dzieciach – jak dane kontaktowe opiekunów, czy specjalne wymagania dotyczące posiłków. Jeśli maluch cierpi na nietolerancje pokarmowe albo rodzice życzą sobie, by zjadał wyłącznie dania wegetariańskie, odpowiednia adnotacja może znaleźć się w systemie. Inso uwzględni ją – oraz listę obecności na dany dzień – automatycznie przygotowując zamówienie dla cateringu. Dyrektor może wprowadzić zmiany, zanim zostanie ono wysłane.

Bezpiecznie i zawsze pod ręką

Dostęp do Inso – oraz wykonywanie wszystkich operacji – jest możliwy zarówno z poziomu przeglądarki (czyli: jak do każdej strony internetowej), jak i aplikacji mobilnej (systemy iOS i Android). Dzięki temu system jest zawsze pod ręką, dostępny w dowolnym miejscu i czasie.

Dane przechowywane są na najlepszych, europejskich serwerach. Chroni je dwustopniowe szyfrowanie. Gwarantuje to bezpieczeństwo wprowadzanych do systemu informacji. Dodatkowo, regularnie wykonuje się kopie zapasowe – dzięki temu dane nie zostaną utracone nawet w przypadku awarii.

W jaki sposób zacząć korzystanie z serwisu?

Więcej informacji na temat systemu można znaleźć na stronie aplikacji dla przedszkoli i żłobków INSO. Tam też istnieje możliwość skorzystania z siedmiodniowego okresu próbnego. Wystarczy wypełnić formularz, aby otrzymać dane dostępowe do konta testowego. Dzięki temu dyrektor może poznać wszystkie funkcje Inso – i zastanowić się, czy chce z niej korzystać na stałe. Przedstawiciele Inso zapewniają materiały edukacyjne oraz wsparcie merytoryczne: tak, by maksymalnie ułatwić rozpoczęcie przygody z aplikacją.