Treści merytoryczne tego zagadnienia dotyczą w praktyce poszukiwania i pozyskiwania wszelkiego rodzaju aktualnych informacji dotyczących, w pierwszej kolejności zmieniającego się prawa – zwłaszcza oświatowego, ale nie tylko, również najnowszej wiedzy o charakterze merytorycznym z różnego rodzaju źródeł zewnętrznych. Informacje te powinny być niezbędne do prawidłowego realizowania zadań przez szkołę jako całość organizacyjną, jak również przez każdego z pracowników z osobna. Ważne jest, aby odpowiedzieć sobie szczerze na następujące pytanie: Jakie informacje i dokumenty są niezbędne każdej komórce organizacyjnej oraz każdemu pracownikowi do właściwego wykonywania jego zadań?

• Lista kontrolna D1

  

  Data: 2011/08/05

  O ile w poprzedniej grupie „środek ciężkości” tak działań, jak i ich celu był skoncentrowany na pozyskaniu niezbędnych informacji o charakterze merytoryczno-prawnym pozwalających prawidłowo zarządzać placówką oraz właściwie wykonywać swoje zadania i obowiązki przez wszystkich jej pracowników, tak tutaj koncentracja działań jest skierowana na sprawny przepływ już pozyskanych informacji do poszczególnych jednostek organizacyjnych i konkretnych osób. Ważne jest, aby to odbywało się bez zbędnej zwłoki i niepotrzebnych (nieuzasadnionych przestojów dokumentacyjnych). Określony tu jest obowiązek sprawnego i bez zbędnej zwłoko przekazywania informacji potrzebnych (a niejednokrotnie niezbędnych) do prawidłowego wykonywania przez poszczególnych pracowników (lub określone grupy pracowników) powierzonych im zadań w celu osiągnięcia założonych celów i efektów.

  Zbudowanie sprawnego systemu, który umożliwi każdemu pracownikowi otrzymanie wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów jest dla szkoły fundamentalne. Efektem tego będzie właściwe wykorzystanie czasu pracy, co pozwoli na szybszą realizację danego zadania przy optymalnej ilości pracowników. System komunikacji powinien określać „drogę” każdego ze stosowanych w szkole dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za ich przechowywanie i przekazywanie. Oryginały dokumentów powinny być odpowiednio przechowywane i zabezpieczone (zwłaszcza faktury, umowy, rachunki, zakresy czynności, oceny, arkusze, zarządzenia, decyzje – wyjątkowo o charakterze administracyjnym, itp.).

• Lista kontrolna D2

  

  Data: 2011/08/05

• Przykładowa instrukcja kancelaryjna

  

  Data: 2011/08/05

  Tak, jak w przypadku komunikowania się wewnątrz szkoły, należy ustalić precyzyjne i czytelne zasady komunikowania ze wszystkimi podmiotami zewnętrznymi, czyli innymi słowy zbudować sprawny system komunikowania zewnętrznego. Ma to bardzo istotne znaczenie chociażby dla budowania właściwego wizerunku szkoły lub placówki w otoczeniu. Może to mieć również wpływ na dalsze jej funkcjonowanie w obecnej formule – promocja, nabór, środki finansowe, sponsoring, sukcesy, najlepsza kadra.

• Lista kontrolna D3

  

  Data: 2011/08/05