Wszystkie działania w szkole/placówce, a zwłaszcza te o charakterze kontrolnym muszą być dokładnie dokumentowane. Z uwagi na specyficzny charakter kontroli zarządczej wszelkie dokumenty z nią związane powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą. Powinny one być zgromadzone w jednym miejscu. Natomiast wyznaczony pracownik powinien mieć obowiązek ich analizy pod względem ich aktualności z punktu widzenia: aktualnych przepisów prawnych, struktury organizacyjnej szkoły/placówki, sprawności realizowanych zadań. Cała dokumentacja kontroli zarządczej powinna być logiczna, spójna i komplementarna.
Spójność można zachować poprzez nieprzepisywanie jednych regulacji w drugie, lecz czytelne wskazanie, że w danej kwestii zastosowanie mają regulacje określone np. w zarządzeniu nr …. z dnia … w sprawie …., albo są uregulowane w problematyce dotyczącej (…).
 

  Z tego też względu należy w szkole/placówce opracować rejestr obowiązujących przepisów (regulacji) wewnętrznych oraz przygotować dokładną bazę danych umożliwiającą pobranie dowolnej procedury (regulacji) praktycznie w każdej chwili. Należy również stworzyć czytelny i prosty system pozwalający na odnotowywanie uwag pracowników dotyczących konkretnych regulacji – np. anonimowa skrzynka postulatów i uwag wystawiona w pokoju nauczycielskim lub w bibliotece szkolnej.

• Ewidencja druków ścisłego zarachowania

  

  Data: 2011/08/05

• Lista kontrolna C1

  

  Data: 2011/08/05

Aby mieć pewność, a jeśli nie pewność, to przynajmniej uzasadnione przekonanie, że wykonywanie wszelkich zadań w szkole lub placówce oświatowej jest wystarczająco skuteczne, oszczędne i efektywne (zgodnie z celami kontroli zarządczej) – niezbędny jest właściwy nadzór nad ich realizacją. Należy jednak pamiętać, że nadzór nie jest jedynym elementem kontroli zarządczej, ale wiąże się również z odpowiedzialnością osoby nadzorującej za błędy lub zaniechania nadzorowanego przez siebie pracownika. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jedn.: Dz.U. z 2013r. poz.2013r. z późn. zm). kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą.

Obszary sprawowanego nadzoru można przykładowo pogrupować w następujący sposób:

1. Zgodność działalności z prawem oraz przyjętymi procedurami (kontrola w ramach nadzoru pedagogicznego).
2. Skuteczność i efektywność działań (ewaluacji wybranych zagadnień, obszarów).
3. Wiarygodność sprawozdań (kontrola dokumentów, analiza realizacji programu i planu nauczania oraz podstawy programowej).
4. Ochrona zasobów (zasady bezpieczeństwa i archiwizacji).
5. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania (Kodeks etyczny szkoły).
6. Efektywność i skuteczność przepływu informacji (plan nadzoru pedagogicznego, sprawozdawczość, doskonalenie).
7. Zarządzanie ryzykiem (obszary wrażliwe).

• Lista kontrolna C2

  

  Data: 2011/08/05

• Harmonogram działań kontrolnych

  

  Data: 2011/08/05

  Szkoła/placówka jest szczególną instytucją. Stąd dyrektor jest zobowiązany do zapewnienia ciągłości jej prawidłowego funkcjonowania w trakcie roku szkolnego we wszystkich kluczowych obszarach. Ciągłość działalności opiera się głównie na kluczowej kadrze pedagogicznej oraz administracyjno-obsługowej. W związku z tym standard ten ma na celu zagwarantowanie utrzymania ciągłości wykonywania zadań przez pracowników o odpowiednim poziomie kwalifikacji i doświadczenia.

  Pierwszym obszarem działań jest przyjęcie takich rozwiązań, które w miarę zapewnią, że kluczowi pracownicy zatrudnieni w szkole lub placówce nie odejdą z pracy oraz pozwolą na efektywne zastępstwa kluczowych pracowników podczas ich nieobecności tak losowej, jak i planowanej.

  Drugim ważnym obszarem procedur kontroli zarządczej dotyczącym zapewnienia ciągłości działań są systemy i mechanizmy utrzymujące ciągłość działania systemów informatycznych w szkole. Należy bezwzględnie wdrożyć rozwiązania mające na celu zapobieżenie utraty danych, przerw w działaniu systemów oraz możliwość wpływania na niezawodność działających już systemów.
Trzecim obszarem są finanse, a zwłaszcza zapewnienie płynności finansowej (jednolitość wyceny majątku, racjonalność wydatków, zmniejszenie kosztów utrzymania). W zakresie objętym tym szczególnym standardem dyrektor w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania może podejmować różne działania.

Oto propozycje niektórych z nich:

1. Wskazanie osób zastępujących każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności.
2. Wskazanie osób zastępujących poszczególnych członków z kierownictwa szkoły podczas ich nieobecności,
3. Powierzenie obowiązków, a zwłaszcza uprawnień i pełnomocnictw na okres nieobecności, aby nie paraliżować pracy szkoły,
4. Opracowanie planu działań na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych.
5. Przyjęcie efektywnego systemu przechowywania danych gwarantującego ich zabezpieczenie i nienaruszalność.
6. Wprowadzenie zasady analizy racjonalności planowanych i realizowanych wydatków,
7. Dokonywanie analizy danych z różnych okresów w celu utrzymania jednolitości zasad wyceny majątku szkoły.

• Wykaz potencjalnych zastępstw

  

  Data: 2011/08/05

• Lista kontrolna C3

  

  Data: 2011/08/05

  Każdy dyrektor wie doskonale, co to znaczy odpowiedzialność za powierzone mienie, zwłaszcza odpowiedzialność materialna. W zasadzie z praktycznego punktu widzenia założenia w tym zakresie służą prawidłowemu zabezpieczeniu szkoły przed jakąkolwiek utratą mienia już posiadanego na tzw. stanie. Wynikają z niego szczególne zasady gospodarowania zarówno mieniem ruchomym, jak i nieruchomym. Dlatego należy wdrożyć procedury ograniczające dostęp do zasobów osobom niebędącym pracownikami. Należy zrezygnować z zasady nieograniczonego dostępu do zasobów szkoły bez uzasadnionej potrzeby. Nie może być tak, że każdy wchodzi gdzie chce, kiedy chce i bierze co chce. Należy również obowiązkowo wprowadzić zasady indywidualnej odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie. Jest kilka dosyć prostych propozycji w tym zakresie, ale aby one przyniosły zakładany skutek pozytywny, trzeba je wprowadzić w szkole z żelazną konsekwencją. Na początku napotkamy pewien opór, jak zawsze przy wprowadzaniu zmiany, ale później wszystko się unormuje i wszyscy (nawet początkowi oponenci) docenią jednoznaczne pozytywy takiego działania.

• Lista kontrolna C4

  

  Data: 2011/08/05

  Chyba każdy doskonale wie, co to znaczy odpowiedzialność finansowa, a zwłaszcza odpowiedzialność za środki finansowe powierzone, czyli takie, które de facto nie są naszą własnością. O ile w przypadku finansów prywatnych można sobie pozwolić na pewną (w rozsądnych granicach) nonszalancję, to w przypadku finansów publicznych należy zadbać o to, aby każda przysłowiowa złotówka została rozdysponowana w sposób celowy, rozsądny i zgodny z przeznaczeniem. Przekonał się o tym każdy, kto kiedykolwiek najpierw musiał zaplanować, a następnie się rozliczyć z wykorzystania środków w ramach projektów unijnych. Każda taka operacja finansowa musi być dokładnie ewidencjonowana i szczegółowo dokumentowana. Dlatego też procedura podejmowania decyzji finansowych i związanych z nimi dokumentów podlega zupełnie innym regułom. Każdy kto dokładnie przeanalizuje zapisy i wymagania związane z tym standardem dojdzie do wniosku, że standard ten odpowiada czterem dotychczasowym standardom kontroli finansowej (11, 12, 13, 14).

  Minimum mechanizmów kontroli w zakresie operacji finansowych i gospodarczych powinno być ustalone w dokumentacji zasad rachunkowości przy uwzględnieniu zasad sporządzania dokumentów księgowych, obiegu tych dokumentów i terminowości.
Należy wziąć pod uwagę trzy istotne ogniwa:
(-) pracownik właściwy rzeczowo,
(-) główny księgowy,
(-) osoba odpowiedzialna za potwierdzenie operacji.

• Protokół kontroli kasy

  

  Data: 2011/08/05

• Lista kontrolna C5

  

  Data: 2011/08/05

  Automatyzacja, a zwłaszcza informatyzacja naszego życia codziennego postępuje w zastraszającym tempie i obejmuje coraz większe jego obszary. Ten nieunikniony proces cywilizacyjny nie ominął również i szkoły/placówki, czego przykładem są: systemy księgowania elektronicznego, zarządzanie kadrami, system operacyjny sekretariat, przykładowy program biblioteczny, np. „mol”, stosowanie poczty elektronicznej czy ostatnio coraz powszechniejszy „dziennik elektroniczny”, który znalazł również swoje usankcjonowanie prawne. Z tych też między innymi względów merytoryczne zapisy tego standardu mają charakter już oczywisty i w wielu szkołach lub placówkach określone przedsięwzięcia w tym zakresie zostały już dawno podjęte. Samo życie nas do tego zmobilizowało.

• Lista kontrolna C6

  

  Data: 2011/08/05