Wprowadzenie do zagadnienia kontroli zarządczej w szkole lub placówce oświatowej

1) pojęcie kontroli zarządczej

  Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych wprowadzona została od 1 stycznia 2010r. w miejsce kontroli finansowej, w praktyce utożsamianej głównie z działalnością jednostki sektora finansów publicznych w wymiarze finansowym.
Kontrola zarządcza obejmuje ona wszystkie aspekty działalności jednostki, a obowiązkiem jej kierownika jest wdrożenie i monitorowanie elementów kontroli, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, oszczędny i terminowy.
Pojęcie kontroli zarządczej ma swoje źródło w naukach o zarządzaniu oraz w nauce administracji. Kontrola zarządcza stanowi podstawę zarządzania w sektorze finansów publicznych opartą na regule „3 E” ( economy – gospodarność, efficiency – efektywność,
effectiveness – skuteczność).
  Kontrola zarządcza definiowana jest jako ogół działań podejmowanych w jednostce dla zapewnienia realizacji jej celów i zadań. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( tekst jedn.: Dz.U. z 2013r. poz.885 z późn. zm.) nie wskazuje jednak, o jakiego rodzaju działania chodzi, nie określa także chociażby przykładowego katalogu tych zadań. Sformułowanie takiego katalogu byłoby zresztą znacznie utrudnione, jeśli nie niemożliwe, z uwagi na pojmowanie instytucji kontroli zarządczej jako działań ukierunkowanych na realizację celów i zadań określonej, spersonalizowanej jednostki sektora finansów publicznych. Działania te są różne nie tylko ze względu na różny przedmiot działalności podmiotów tworzących sektor finansów publicznych czy wielkość środków, jakimi dysponują, ale nawet w danej jednostce cele i zadania priorytetowe mogą być różne w kolejnych latach budżetowych.

Kontrolą zarządczą powinny być objęte w szczególności takie zagadnienia, jak:
(-) ustalenie odpowiedniej struktury jednostki,
(-) zatrudnianie właściwych osób,
(-) analiza szans i zagrożeń związanych z realizowaniem zadań,
(-) wdrożenie odpowiednich procedur,
(-) sprawowanie nadzoru.

2) kryteria wykonywania kontroli zarządczej

  Podstawową funkcja kontroli zarządczej jest realizacja celów i zadań jednostki zgodnie z kryteriami wyliczonymi w art.68 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Określenie, a następnie osiągniecie celów i zadań ma charakter podstawowy i zindywidualizowany dla każdej jednostki sektora finansów publicznych. Nie spełnia warunku odwołanie się do celów i zadań jednostki określonych w ustawie, stanowiącej podstawę jej funkcjonowania.
  Cele te powinny być określone na poziomie wystarczającym, a nie absolutnym, według następujących zasad:
(-) cele i zadania należy określać jasno w co najmniej rocznej perspektywie. Cele powinny spełniać warunek SMART, tj. być konkretne, wymierne, osiągalne, stosowne i określone w czasie ( Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed),
(-) wykonanie celów i zadań należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników,
(-) w jednostce powinien funkcjonować odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań,
(-) zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności,
(-) określając cele i zadania należy wskazać także komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji,
(-) należy rozważyć możliwość wskazania celu jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji.

  Przy określaniu celów i zadań jednostki sektora finansów publicznych stosować należy te same kryteria, które stanowią standardy w definiowaniu celów w zadaniowym planie wydatków, nakazujące określenie celów w sposób istotny i określony w czasie, precyzyjnie, konkretnie, spójnie, mierzalnie oraz realistycznie. Cele należy określać do realizacji w każdym roku budżetowym, wskazując mierniki wyjściowe, mierniki planowane do osiągnięcia, zasady monitorowania stanu ich osiągnięcia oraz zasady sprawozdawczości z realizacji planów.

  Określenie celów powinno spełniać warunek istotności, czyli obejmować najważniejsze obszary działalności jednostki. Cel jest określony precyzyjnie i konkretnie, gdy odnosi się do podstawowego, zamierzonego wyniku realizacji zadań i podzadań, jest sformułowany
w sposób jasny i zapewniający jednoznaczną interpretację, zawiera opis przedmiotu lub stanu rzeczy, które mają być wynikiem realizacji zadania. Precyzyjnie i konkretnie określony cel nie zawiera zbyt szczegółowych i obszernych definicji ani technicznych skrótów. Spójność
oznacza wzajemną zgodność celów, bez powielania między innymi nazwy, treści oraz kierunku interwencji. Warunek mierzalności jest spełniony wówczas, gdy stopień osiągnięcia celu jest możliwy do zmierzenia za pomocą mierników. Cel określony w czasie uwzględnia okres, w którym jest realizowany. Termin, w którym możliwa jest realizacja celu, jest precyzyjnie określony, a cel niemający zapewnionej odpowiedniej perspektywy czasowej uznaje się za niemożliwy do osiągnięcia. Realistyczne sformułowanie celu oznacza uwzględnienie ryzyk ich realizacji na etapie planowania. Tak określony cel powinien oscylować wokół spodziewanych pozytywnych wyników wykonania zadania, a nie minimum zakładającego pewność osiągnięcia celu. Przy określaniu celów należy zakładać postęp i rozwój wyników w danym obszarze, a nie jedynie utrwalać stan obecny w tym zakresie.

  Obowiązek formalnego wyznaczenia celów, wymuszony przez instrumenty kontroli zarządczej, określone w art.70 ustawy, tj. plan działalności, sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, jest jednym z warunków właściwego zarządzania jednostką, a w konsekwencji efektywnego wykorzystania środków publicznych.
  Tak określone cele i zadania jednostki powinny być realizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Legalność oznacza ocenę kontrolowanej działalności z punktu widzenia jej zgodności z prawem materialnym, proceduralnym oraz ustrojowym, określającym zadania i kompetencje kontrolowanych podmiotów. Legalność realizacji celów i zadań jednostki oceniania jest na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego ( konstytucji, ratyfikowanych umów międzynarodowych, ustaw, rozporządzeń oraz aktów prawa miejscowego obowiązujących na obszarze działania organów, które je ustanowiły), a także z uwzględnieniem przepisów wewnętrznych, regulujących działanie poszczególnych jednostek ( chodzi w szczególności o statuty jednostek, regulaminy organizacyjne itp.).

  Kryterium efektywności realizacji celów i zadań jednostki polega przede wszystkim na badaniu wysokości poniesionych nakładów ( finansowych, rzeczowych, organizacyjnych ) i osiągniętych z ich udziałem rezultatów. Efektywność służy racjonalizacji kosztów, oznaczającej wydajność i skuteczność wydatkowania publicznych środków w związku z realizacją zamierzonego zadania oraz dążenie do uzyskania największych oszczędności w nakładach, przy porównywalnym efekcie. Oszczędność oznacza , że zasoby wykorzystywane do realizacji zadań muszą być dostępne w odpowiednim czasie, odpowiedniej ilości oraz jakości oraz po najlepszych cenach.

  Według kryterium terminowości realizacja celów i zadań, w tym czynności składające się na prowadzenie gospodarki finansowej, powinna następować w terminach wynikających z przepisów prawa, aktów kierownictwa wewnętrznego oraz zawartych zobowiązań.

  Prowadzenie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych podlega dokumentowaniu. Dokumentację systemu kontroli zarządczej tworzą procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, a także inne dokumenty wewnętrzne.