W związku ze zmianą przepisów i nowym podziałem teczki akt osobowych na 4 części nadal teczki w naszej szkole prowadzone są w wersji papierowej. Czy dokumenty sprzed 01.01.2019 r. powinny być przechowywane przez 50 lat ? A dokumenty sporządzone od 01.01.2019 r. 10 lat? Oczywiście chodzi mi o pracowników, którzy np. 24.05.2019 r. odchodzą na emeryturę. Jak napisać takiej osobie pismo informujące o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej? Załóżmy, że pracownica odchodząca na emeryturę ma 65 lat.

Na podstawie art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związu ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Jeżeli więc pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, to całe akta osobowe pracowników zatrudnionych przed dniem 01.01.2019 r. przechowuje się przez okres 50 lat.

Przykładowa informacja dla pracownika:

W związku z rozwiązaniem z dniem 24.05.2019 roku stosunku pracy pomiędzy szkołą .................................., a Panią .................... zamieszkałą w ...................,  informuję, na mocy art. 94⁶ Kodeksu pracy, że Pani dokumentacja pracownicza w formie papierowej będzie nadal przechowywana przez okres 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Po tym okresie dokumentacja zostanie przekazana do Archiwum Państwowego w .............. .