Pytanie z zakresu danych osobowych. W upoważnieniu do odbioru dziecka z przedszkola są wypisane dane innych osób niż rodzice. Czy potrzebujemy zgody na przetwarzanie danych lub czy musimy zrealizować obowiązek informacyjny dotyczący tych danych?

Zgoda jest jedną z podstaw do przetwarzania danych osobowych konkretnej osoby, której dane dotyczą. Zgoda została uregulowana w art. 6 lit. „a” Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych- tzw. RODO).

Możliwość odbioru dziecka z placówki przez inne osoby niż rodzice jest dobrowolna. W stosunku do osób trzecich, innych niż rodzicie, nie wynika z żadnych przepisów i nie jest związana z żadnym obowiązkiem. Tym samym zgoda na przetwarzanie danych tych osób powinna być wyrażona. Nawet jeśli nie będą oni realizować odbiorów lub będą one bardzo sporadyczne. Zgoda winna być sporządzona z formie pisemnej, z uwagi na fakt, że powinna być dobrowolna, jednoznaczna, konkretna, świadoma oraz wyraźna.
W tym przypadku należy także dopełnić obowiązek informacyjny, przedstawiając odpowiednią klauzulę informacyjną. Pamiętać należy, że przy spełnianiu obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO, w takim przypadku należy określić jasno cel przetwarzania danych osobowych. Celem takim będzie odbiór dzieci z przedszkola oraz formalności związane z tymi czynnościami. Inny zakres będzie także odbiorców danych. Osoba taka będzie miała także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, skorzystania z prawa do bycia zapomnianym oraz powinna zostać poinformowana o konsekwencjach skorzystania z tych praw, tj. niemożność realizacji odbioru dziecka z przedszkola. Tym samym nie można zrealizować „ogólnego” obowiązku informacyjnego, przedstawiając klauzulę informacyjną, która obowiązuje w przedszkolu, z uwagi na konieczność zmiany treści tejże klauzuli oraz faktu, że dane osobowe zostały pozyskane nie bezpośrednio od osoby, której tejże dane będą przetwarzane.