Z jaką częstotliwością należy niszczyć anulowane druki ścisłego zarachowania np. gilosze, świadectwa. Jakie przepisy prawa o tym mówią. Proszę o podstawę prawną.

W polskim prawie brak jest jednoznacznie określonej częstotliwości niszczenia anulowanych druków ścisłego zarachowania (np. świadectw, giloszy). Kwestie te są regulowane w dużej mierze przez wewnętrzne procedury jednostek organizacyjnych oświaty, takich jak szkoły, określone w ich instrukcjach dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Kluczowe znaczenie w tym zakresie powinien mieć jednolity rzeczowy wykaz akt. Powinien on wskazywać sposób postępowania z poszczególnymi typami dokumentów, a także określać okresy ich przechowywania. Przy jego tworzeniu należy mieć na uwadze ww. terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji, wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Możliwe jest również przyjęcie, w sposób odpowiedni, terminów określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz. 67). W rozporządzeniu tym wzorom druków szkolnych została przypisana kategoria archiwalna "A" - materiały archiwalne. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

 

Należy jednak podkreślić, że wspomniane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. nie jest wiążące dla samorządowych jednostek oświaty. W ich przypadku wiążące są natomiast przepisy art. 6 ust. 1-2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, nakładające na dyrektorów szkół samorządowych obowiązek określenia, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, m.in. sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, określającego klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustalającym dla dokumentacji kwalifikację archiwalną. Jeżeli zatem obowiązujący w szkole jednolity rzeczowy wykaz akt nie daje odpowiedzi na pytanie dotyczące kategorii archiwalnej przypisywanej przechowywanym w szkole wzorom druków szkolnych, powinien zostać uzupełniony o te informacje w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.