Jak powinno wyglądać pozyskiwanie i gospodarowanie funduszami Rady Rodziców?

Rada rodziców powinna współdziałać z dyrektorem szkoły na wielu płaszczyznach związanych z realizowaniem statutowych celów szkoły. Jednym z nich jest możliwość finansowania zadań szkoły, w tym zakup sprzętu i pomocy dydaktycznych, z funduszy rady rodziców.

Gromadzenie środków pieniężnych od rodziców

Środki pieniężne od rodziców mogą być gromadzone:
• jako wpłaty na rachunek dochodów budżetowych,
• jako wpłaty na rachunek rady rodziców,
• jako wpłaty na wydzielony rachunek dochodów.

Pierwszy sposób, pomimo że stanowi podstawowy tryb rozliczeń finansowych w jednostkach budżetowych, nie może być w praktyce stosowany do wpłat realizowanych przez rodziców. Wynika to z konieczności odprowadzenia uzyskanych dochodów do budżetu organu prowadzącego placówkę, a więc w praktyce nie ma możliwości dysponowania tymi środkami przez dyrektora szkoły.
Drugim sposobem gromadzenia środków finansowych są wpłaty na rachunek rady rodziców. Środkami zgromadzonymi na tym rachunku dysponują rodzice uczniów na podstawie przyjętego regulaminu.
Trzecim sposobem gromadzenia środków finansowych są wpłaty na tzw. wydzielony rachunek dochodów, czyli wyodrębniony rachunek bankowy, którym dysponuje dyrektor. To właśnie na ten rachunek – jeżeli funkcjonuje w placówce – mogą być kierowane wpłaty rodziców, z przeznaczeniem np. na pokrycie kosztów dodatkowych zajęć lub wycieczki szkolnej. Szczegółowe przepisy dotyczące zasad gromadzenia i rozliczania środków finansowych na rachunku wydzielonym powinny zostać określone w uchwale rady gminy.

Gromadzenie funduszy przez radę rodziców

Rada rodziców w celu wspierania statutowej działalności szkoły może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców i innych źródeł oraz wydatkować je według zasad określonych w przyjętym regulaminie.
Dyrektor szkoły nie jest upoważniony do tworzenia regulaminu rady rodziców, może jedynie służyć pomocą i radą, dzieląc się swoim doświadczeniem i znajomością przepisów. Dyrektor powinien także zadbać, aby regulamin rady rodziców nie był sprzeczny ze statutem szkoły (art. 54 ust. 8 ustawy o systemie oświaty).
Podstawowym źródłem funduszy rady rodziców są dobrowolne składki rodziców
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na kilka spraw:
• Składki rodziców są dobrowolne – tak wynika z ustawy, a więc nie można nakazać rodzicom dokonywać wpłat, nie można ich także zmusić, aby wpłacili konkretną kwotę. Skoro nie ma tu przymusu, należy zadbać, aby główną motywacją rodziców było poczucie, że warto dokonać wpłaty, że będzie ona przeznaczona na ważne, wspólne cele, a więc w praktyce te pieniądze są przeznaczone dla ich dziecka.
• Każda kwota jest ważna – w ten sposób zachęcamy do wpłaty osoby, które nie mogą lub nie chcą wpłacić składki w pełnej wysokości.
• Warto ustalać dokonywanie wpłaty w sposób jak najbardziej dogodny dla rodziców, a więc umożliwić: wpłacanie w ratach, dokonanie wpłaty przelewem na konto czy przelewem internetowym.
• Oprócz składek można pozyskiwać środki dla rady rodziców także z innych źródeł:
o z wpłat instytucji państwowych, organizacji społecznych i innych podmiotów,
o z imprez organizowanych przez radę rodziców dla uczniów, rodziców oraz środowiska szkoły,
o z odpłatności za organizowane usługi i świadczenia, w tym w szczególności za zajęcia pozalekcyjne,
o z innych źródeł, z których pozyskanie dodatkowych funduszy nie narusza obowiązujących przepisów prawa oraz nie ma znamion działalności gospodarczej.
Rada rodziców jest społecznym organem systemu oświaty i mimo że działa w strukturach szkoły lub placówki oświatowej, gromadzone przez nią środki nie są zaliczane do środków publicznych, o których mowa w art. 5 ustawy o finansach publicznych.

Stanowisko RIO

W świetle stanowiska Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z 21 kwietnia 2008 r. (WI-Z-0712-7/2008) środki gromadzone przez rady rodziców nie są zaliczane do środków publicznych. Zdaniem Izby rady rodziców są stowarzyszeniami zwykłymi nierejestrowymi osób fizycznych. Środki gromadzone przez radę rodziców są więc ich środkami własnymi i są wydatkowane przez radę w sposób przez nią ustalony. W ocenie Izby gromadzone środki nabrałyby charakteru środków publicznych tylko wówczas, gdyby rada rodziców dokonała darowizny pieniężnej na rzecz szkoły – czyli dokonała wpłaty na konto szkoły. I wreszcie w opinii Izby środkami publicznymi nie są również wydatki rady rodziców na dofinansowanie zadań szkoły czy też wydatki rzeczowe na zakup przedmiotów oddanych szkole do jej dyspozycji.

Wydatkowanie funduszy przez radę rodziców

Środki finansowe gromadzone przez radę rodziców mogą być przeznaczone wyłącznie na wspieranie działalności statutowej szkoły. Wydatki te powinny więc być zharmonizowane z celami i zadaniami szkoły, a podstawowe zadania finansowane z funduszu rady rodziców powinny zostać określone w regulaminie. Zazwyczaj mogą to być wydatki na dofinansowanie:
• imprez dla dzieci i młodzieży organizowanych przez szkołę,
• zakup nagród,
• dofinansowanie organizacji konkursów i zawodów,
• dofinansowanie wyjazdów dzieci i młodzieży na olimpiady.
Zasady gromadzenia i wydatkowania funduszy rady rodziców są jedną z najważniejszych części regulaminu. Należy określić w nim przede wszystkim:
• źródła funduszy rady rodziców,
• sposób planowania wydatków (najczęściej określa się je w preliminarzu, który jest przyjmowany jako odrębna uchwała),
• kto może wnioskować o dokonanie wydatku,
• kto decyduje o wydatkowaniu środków.
Nie należy określać, że decyzje o wydatkowaniu środków podejmuje cała rada rodziców. Lepiej taką kompetencję scedować na prezydium rady, które z zasady powinno być dużo bardziej mobilne. Można ewentualnie wprowadzić pewne zabezpieczenia, np.:
• prezydium może decydować o wydatkach tylko w granicach sum określonych w planie finansowym (plus 10%),
• o wydatkach do 500 zł może decydować sam przewodniczący rady, do 1000 zł – prezydium rady, a powyżej 1000 zł – cała rada rodziców,
• o każdym wydatku musi być informowana cała rada drogą e-mailową,
• informacja o wydatkach rady rodziców musi się pojawiać niezwłocznie na tablicy rady rodziców.
Lista przykładowych wydatków:
• dofinansowanie dzieci, które nie mogą pojechać na zieloną szkołę, ponieważ ich rodziców na ten wydatek,
• nagrody dla najlepszych uczniów na koniec roku,
• zakup książek (lektur) do biblioteki szkolnej,
• sfinansowanie dodatkowej lekcji angielskiego,
• zakup nowego oprogramowania do pracowni informatycznej,
• dofinansowanie wpisowego dla uczniów biorących udział w konkursie przedmiotowym,
• wydrukowanie folderu reklamującego szkołę,
• koszty transportu szkolnej drużyny koszykówki na rozgrywki wojewódzkie,
• założenie kamer do monitoringu terenu szkoły,
• dofinansowanie drużyny harcerskiej działającej na terenie szkoły,
• wykonanie nowej tablicy upamiętniającej bohatera szkoły,
• wykupienie zajęć edukacyjnym w muzeum.
O przeznaczeniu konkretnych kwot samodzielnie rozstrzygają organy rady rodziców. Dyrektor szkoły może jedynie wnioskować o zasilenie lub całkowite sfinansowanie wskazanego celu środkami funduszu rady.

Zakup sprzętu i pomocy dydaktycznych dla szkoły

Rada rodziców w ramach wsparcia statutowych zadań szkoły może przekazywać szkole sprzęt lub pomoce dydaktyczne. Możliwe są tu dwa przypadki: darowizna lub użyczenie.

Darowizna na rzecz szkoły

Zgodnie z art. 888 § 1 k.c. przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. Darowizna jest umową dwóch stron, mimo że zazwyczaj stanowi bezinteresowne zobowiązanie jednej strony do świadczenia na rzecz drugiej.
W przypadku darowizny własność rzeczy (sprzętu lub pomocy dydaktycznych) przechodzi z rady rodziców na szkoły, co w praktyce oznacza, że właścicielem tych rzeczy staje się gmina (szkoły jako jednostka samorządowa nie może być ich właścicielem).
Do zawarcia umowy dochodzi, gdy obydwie strony złożą oświadczenie woli, co jednak nie musi nastąpić równocześnie. Zazwyczaj darczyńca składa wcześniej oświadczenie zobowiązujące do określonego świadczenia. Umowa dochodzi wówczas do skutku w momencie złożenia oświadczenia o przyjęciu darowizny przez obdarowanego.
Umowa darowizny powinna zawierać oznaczenie stron i przedmiot darowizny. Co do zasady oświadczenie darczyńcy powinno nastąpić w formie aktu notarialnego. Umowa darowizny zawarta bez zachowania tej formy staje się jednak ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione. Z zapisów k.c. wynika, że obdarowany może złożyć oświadczenie w dowolnej formie, nawet dorozumianej. Wskazane byłoby jednak zawarcie umowy darowizny z radą rodziców albo ewentualnie złożenie oświadczenia dyrektora w imieniu szkoły, że przyjmuje ono darowiznę.
Rada rodziców może również dokonać darowizny środków pieniężnych na rzecz szkoły, pod warunkiem że szkoła prowadzi wydzielony rachunek dochodów i może gromadzić na nim środki pochodzące z darowizn.

Użyczenie na rzecz szkoły

Często rady rodziców przekazują szkole zakupiony sprzęt w formie użyczenia. W umowie użyczenia rada rodziców może wpisać warunki używania sprzętu lub pomocy dydaktycznych. Niespełnienie tych warunków powodować może zwrot sprzętu.
Przekazany w użytkowanie majątek stanowi nadal własność rady rodziców. Użyczenie polega na tym, że użyczający, np. rada rodziców, zezwala biorącemu, czyli np. szkole, na bezpłatne używanie – przez czas oznaczony lub nieoznaczony – oddanej mu w tym celu rzeczy.
Po zakończeniu umówionego okresu szkoła jest zobowiązana zwrócić radzie rodziców przedmiot użyczenia – sprzęt lub pomoce dydaktyczne – w stanie niepogorszonym, przy czym nie chodzi tu o zużycie będące następstwem prawidłowego używania tych rzeczy.
Użyczenie sprzętu lub pomocy dydaktycznych powinno nastąpić w wyniku umowy użyczenia. Strony tej umowy mogą określić szczegółowe warunki, w tym czas i sposób użytkowania przedmiotu użyczenia. Zwykłe koszty utrzymania użyczonych sprzętów, np. koszty konserwacji i napraw, ponosi szkoła. Jeśli jednak poczyni inne nakłady lub wydatki związane z przedmiotem użyczenia, np. na jego udoskonalenie, wtedy koszty takiego ulepszenia nie podlegają zwrotowi.

Zamawianie usług w szkole w porozumieniu z radą rodziców

Uprawnienie rady rodziców o współdecydowaniu o wyborze wykonawcy usług realizowanych w szkole dotyczy w szczególności wyboru wykonawcy usług, które są finansowane z udziałem rodziców.
Do usług o wyborze, o których powinna współdecydować rada rodziców, a które potem realizuje, należą m.in. usługi:
• fotograficzne,
• ubezpieczeniowe od następstw nieszczęśliwych wypadków,
• turystyczno-sportowe (organizacja wycieczki, zielonej szkoły, obozu itp.),
• związane z imprezami charytatywnymi.
Procedura postępowania w sprawie wyboru wykonawcy usług powinna wyglądać następująco:
1) Do dyrektora szkoły napływają oferty o realizację poszczególnych usług.
2) Dyrektor przedstawia oferty o realizację usług radzie rodziców.
3) Rodzice dokonują wyboru oferty wykonania usługi w trybie ustalonym w regulaminie pracy rady.
4) Wyniki wyboru wykonawcy usługi rada rodziców przedstawia dyrektorowi szkoły.
5) Rada rodziców przejmuje kontakt, uzgodnienie warunków i rozliczanie się z firmą.
Wszystkie wymienione usługi wiążą się z przepływem środków finansowych, a do tych czynności ustawowo upoważnione są rady rodziców.

Przekazywania środków przez radę rodziców na wydzielony rachunek dochodów szkoły

To właśnie na ten rachunek – jeżeli funkcjonuje w placówce – mogą być realizowane wpłaty rodziców (np. w formie darowizny), z przeznaczaniem na realizację określonych zadań.
Dyrektor powinien pamiętać o tym, że wydatki dokonywane z wydzielonego rachunku dochodów mogą być dokonywane tylko do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego. Oznacza to, że nie jest możliwe zaciąganie zobowiązań przekraczających wysokość zgromadzonych środków – nawet przejściowo.