Archiwista w szkole dokonał oceny akt w archiwum i przy powołanej komisji złożono wniosek do odpowiedniego dla siebie archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Uzyskano pozytywną zgodę na brakowanie dokumentacji. W związku z tym, czy pracownik archiwum wraz z powołaną przez dyrektora placówki komisją może samodzielnie zniszczyć dokumenty (np. w niszczarce lub je spalić) czy musi zlecić tę czynność odpowiedniej firmie z zewnątrz? Jeżeli można to zrobić to samemu, to jakie dokumenty należy sporządzić ze zniszczenia?

Zgodnie z § 9-12 rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 246) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

Po otrzymaniu zgody właściwego archiwum państwowego akta należy przygotować do zniszczenia uniemożliwiając przede wszystkim dostęp osób trzecich do informacji zawartych w dokumentach. Akta zawierające dane osobowe czy ważne informacje dot. instytucji powinny, przed przekazaniem ich do ww. skupu, zostać zniszczone (np. niszczarką). Przepisy nie regulują, kto może tego dokonać, wobec czego można przyjąć, że może to być dokonane w szkole (o ile są ku temu możliwości).

Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej powinno zostać potwierdzone (protokół ze zniszczenia akt, poświadczenie zniszczenia, certyfikat zniszczenia etc.).