Rodzic nie zgłosił w szkole informacji o dokonaniu zmiany nazwiska dla dziecka otrzymując wyrok sądu w tej sprawie. Uczeń otrzymał świadectwo ukończenia szkoły w roku szkolnym 2018/19 na obowiązujące w danej chwili nazwisko. Szkoła, do której obecnie uczęszcza zwróciła się o wydanie duplikatu ze względu na otrzymane informacje z ZUS. Według rozporządzenia w sprawie świadectw szkoła powinna wydać nowy dokument. Jaki dokument powinna wydać szkoła, z jaką datą i kto podbija wydane świadectwo? Czy podstawę prawną będzie stanowiło rozporządzenie z 2018 r. czy z 2019 r.? Stanowisko dyrektora szkoły, który powinien wydać właściwe świadectwo, objęłam od września 2020 r. Proszę o pomoc w rozwiązaniu tej dość zawiłej sytuacji pod względem prawnym.

Na podstawie § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r., poz. 1700), zmiany nazwiska, która nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego, także przed ukończeniem szkoły, na świadectwie dokonuje się w treści świadectwa. Tryb zmiany polega na tym, że wydaje się nowe świadectwo (a duplikat – dopiero gdyby niemożliwe było wydanie nowego świadectwa) po przedstawieniu decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego i za zwrotem dokumentu, wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko. Zwrócone świadectwo należy niezwłocznie zniszczyć (§ 27 ww. rozporządzenia). Powyższe przepisy aktualnego rozporządzenia stosuje się do świadectw wydanych przed dniem 6 września 2019 r. (§ 32 ust. 3 ww. rozporządzenia).
W ewidencji świadectw ukończenia szkoły wpisuje się adnotację o zniszczeniu dokumentu, który podlegał zwrotowi, nadaje się nowy numer wydanego dokumentu lub jego duplikatu oraz wpisuje się datę odbioru dokumentu (ewentualnie duplikatu), a uczeń lub rodzic składa w ewidencji podpis na potwierdzenie odebrania nowego świadectwa (ewentualnie duplikatu) - § 5 ust. 7 § 1 pkt 1 i pkt 2 lit. a) ww. rozporządzenia. Wynika z tego, że szkoła nie wydaje nowego świadectwa ani duplikatu świadectwa szkolnego na wniosek innej szkoły, tylko na wniosek i na podstawie stosownego dokumentu przedłożonego przez rodzica. Takie postępowanie naruszyłoby nie tylko niniejsze rozporządzenie, ale również rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1).
Ponieważ świadectwo nie zawiera daty jego wydania, a jedynie datę ukończenia szkoły, którą jest uchwała rady pedagogicznej w sprawie klasyfikacji końcowej, na nowym świadectwie podpis i pieczęć sporządza aktualny dyrektor, który wydaje to nowe świadectwo.