Jakie dokumenty przedszkola podlegają archiwizacji?

Wszyscy pracodawcy, w tym także przedszkola, są zobowiązani do archiwizowania dokumentacji pracowniczej, m.in.:
- przez 50 lat dotyczącej okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę i innych dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, akt osobowych;
- wnioski urlopowe przez 2 lata;
- związanej z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo przez 25 lat, a z innymi wypadkami i analizy wypadków i chorób zawodowych przez 10 lat;
- dokumentacji ZUS-owskiej: zgłoszenia i rozliczenia pracowników przez 5 lat, a płatnicze do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych;
- dokumentacji podatkowej przez 5 lat;
- dokumentacji, na podstawie której przyznano świadczenia ZFŚS i wnioski pracowników o ich przyznanie przez 5 lat.

Oprócz tego archiwizacji podlega dokumentacja związana z realizacją zadań jednostki oświatowej. Przez 50 lat należy przechowywać ewidencję dzieci podlegających obowiązkowi przedszkolnemu. Dokumentacja organów przedszkola (np. rady pedagogicznej) powinna być przechowywana przez 25 lat, przez 10 lat dokumentacja dotycząca uzyskiwania przez nauczycieli stopni awansu zawodowego, przez 5 lat dokumentacja związana z wydawaniem legitymacji służbowych i duplikatów. Jeśli chodzi o dokumentację dotyczącą opieki, nauczania i wychowania, większość jest archiwizowana przez 25 lat: dotycząca organizacji pracy - plany i programy nauczania, arkusze organizacyjne; nadzoru pedagogicznego – wewnętrznego i zewnętrznego; innowacji i eksperymentów pedagogicznych. Przez 5 lat wystarczy przechowywać dokumentację dotyczącą: organizacji roku szkolnego – rozkłady zajęć, księgi zastępstw; organizacji zajęć dodatkowych oraz imprez; dzienniki zajęć papierowe i elektroniczne.
Dokumenty odnośnie realizacji obowiązku przedszkolnego są archiwizowane przez różne okresy zależnie od kategorii: 20 lat należy przechowywać dokumentację medyczną dzieci; przez 10 lat - wnioski i decyzje dotyczące wcześniejszego przyjęcia, odroczenia i zwolnienia z realizacji tego obowiązku oraz nadzoru nad realizacją obowiązku wychowania przedszkolnego przez rodziców; przez 5 lat – dokumentację rekrutacyjną, dotyczącą skreślenia z listy uczniów, legitymacji dla przedszkolaków, kar i nagród, pomocy materialnej. Odnośnie wypadków uczniów przez 25 lat należy archiwizować dokumenty dotyczące wypadków zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo, a także rejestr wypadków, zaś dotyczącą innych wypadków – 10 lat. Dokumenty wytworzone przez przedszkolnych specjalistów (np. psychologa, pedagoga, logopedy) powinny być archiwizowane 10 lat – opinie i badania, dokumentowanie poradnictwa, natomiast dzienniki – 5 lat.

Okresy przechowywania dokumentacji określa m.in. art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz. U. z 2015 r., poz. 748 i rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).