Jak wygląda wprowadzanie zmian organizacyjnych i kadrowych po zatwierdzeniu arkusza organizacji?

Koniec sierpnia i początek września to zawsze gorący okres z powodu rozliczania starych i nawiązywania nowych lub aneksowania dotychczasowych umów, ostatnich decyzji w zakresie przeszeregowań związanych z ustaleniem tzw. etatu łączonego. To również okres modyfikacji arkuszy organizacji.

Aneksy do arkusza organizacji szkoły – ostateczne decyzje, których nie udało się podjąć do 30 kwietnia

W wyjątkowych wypadkach można zatwierdzać aneksy do projektu, które wprowadzają zmiany dotyczące np. uwzględnienia wyników rekrutacji klas programowo najniższych, korekty obsady kadrowej (wakatów) i ewentualnego zwiększenia liczby godzin w związku z przyznaniem dodatkowych środków.
W celu dostosowania arkusza organizacji do aktualnej sytuacji szkoły konieczne jest jego aneksowanie na zasadach określonych przez organ prowadzący. Zazwyczaj są one zapisane w wytycznych dotyczących przygotowywania arkusza. W przypadku braku regulacji, tryb opiniowania i zatwierdzania aneksu jest taki sam, jak dla arkusza organizacyjnego; dodatkowo dyrektor nie może zostać zastąpiony we wprowadzaniu zmian do arkusza np. przez organ prowadzący (rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Świętokrzyskiego z 28 lutego 2008 r., NK.I-0911/35/08).
Większość organów prowadzących uzależnia wejście w życie zmian arkusza od zgłoszenia ich do zatwierdzenia w odpowiednim terminie. Wskazują też one organ, z którym ewentualnie będą musiały zostać ustalone odstępstwa od wytycznych organu prowadzącego. Niektóre organy prowadzące nie wymagają przedłożenia aneksu do zatwierdzenia, jeśli następstwem jego wejścia w życie nie będą konsekwencje finansowe.
Aneks powinien mieć wymaganą formę (pisemną lub elektroniczną), uzasadnienie zmian i załączniki, które pozwolą go zweryfikować pod względem zasadności i zgodności z przepisami. Ponadto musi z niego wynikać, jaka była treść zatwierdzonego arkusza i jakie zmiany mają zostać wprowadzone aneksem oraz jaki jest przewidywany okres ich obowiązywania.
W przypadku, gdy zmiany dotyczą przydzielenia nauczycielowi nowych zadań, należy wskazać jego imię i nazwisko, kwalifikacje, realizowane zadania przed i po zmianie wraz ze wskazaniem sumy przydzielonych godzin według nowych zasad. Przydzielanie godzin doraźnych zastępstw oraz zmiany w ilości godzin ponadwymiarowych nie skutkują koniecznością sporządzania aneksu do arkusza, za to będzie to konieczne w przypadku zatrudnienia nowego nauczyciela na zastępstwo.
Organy prowadzące mogą ustalać własne obowiązujące wzory aneksów do arkuszy. Na aneksie powinna się znaleźć wzmianka o jego zatwierdzeniu przez właściwy organ, którym jest organ kompetentny do zaakceptowania samego arkusza – wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub inny upoważniony przez niego organ.

Wrześniowe decyzje kadrowe

Jeśli już po zatwierdzeniu arkusza okaże się np., że w nowym roku szkolnym zostanie utworzona mniejsza ilość klas, niż zakładał dyrektor szkoły i organ prowadzący, nauczycielowi nie można już po 31 maja 2013 r. wypowiedzieć stosunku pracy z tej przyczyny i szkoła ma obowiązek zatrudniać go w nowym roku szkolnym, a organ prowadzący musi zapewnić szkole środki finansowe na jego wynagrodzenie. Rozwiązanie stosunku pracy ze skutkiem na koniec bieżącego roku szkolnego 2012/2013 mogłoby nastąpić tylko za zgodą nauczyciela w trybie porozumienia stron, na podstawie art. 23 ust. 4 pkt 1 i art. 27 ust. 3 KN.
Innym dopuszczalnym rozwiązaniem, które dotyczy tylko nauczycieli zatrudnionych na podstawie mianowania, jest tzw. ograniczenie zatrudnienia (art. 22 ust. 2 KN). Ograniczenie zatrudnienia może być zastosowane również w trakcie roku szkolnego, ale tylko w sytuacji wyrażenia na nie zgody przez nauczyciela. Konieczność zachowania trzymiesięcznego wypowiedzenia ze skutkiem na koniec roku szkolnego powstaje dopiero w sytuacji odmowy wyrażenia zgody na ograniczenie zatrudnienia, a więc kiedy zastosowanie ma art. 20 ust. 3 KN.
Organ prowadzący mógłby również rozważyć, czy na jego terenie nie zachodzą braki kadrowe w innych szkołach, gdzie mógłby oddelegować nauczycieli, dla których nie będzie wystarczającej liczby godzin dydaktycznych, na podstawie art. 18 ust. 1 lub art. 19 ust. 1 KN. Gdy nie ma takich możliwości, dyrektor szkoły będzie musiał rozważyć, po przeanalizowaniu kwalifikacji i doświadczenia nauczycieli oraz potrzeb swojej szkoły, czy może im przydzielić godziny innych zajęć niż dotychczasowe. Nauczyciele, dla których nie będzie miał wystarczającej ilości godzin, pozostaną w jego dyspozycji, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 80 w zw. z art. 81 § 1 kodeksu pracy).

Ustalenie nowych zaszeregowań nauczycieli w zależności od kwalifikacji i stopnia awansu zawodowego

Termin zmiany wysokości wynagrodzenia w czasie stosunku pracy jest uzależniony od jej przyczyny. Wynagrodzenie nauczyciela, który uzyskał wyższy stopień awansu zawodowego, ulega zmianie z pierwszym dniem roku szkolnego następującego po roku szkolnym, w którym nauczyciel uzyskał ten stopień (art. 39 KN). Zatem jeśli nauczyciel uzyskał awans przed 31 sierpnia, zmiana wysokości jego wynagrodzenia następuje od 1 września 2013 r.
Przebywanie urlopie dla poratowania zdrowia nie będzie miało wpływu na zmianę wysokości wynagrodzenia spowodowaną uzyskaniem wyższego stopnia awansu zawodowego.

Przykład:
Nauczyciel uzyskał w tym roku wyższy stopień awansu zawodowego (nauczyciel dyplomowany), w związku z czym od września przysługuje mu wyższe wynagrodzenie. Ta zmiana wynagrodzenia nastąpi, nawet jeśli 1 września nauczyciel uda się na urlop dla poratowania zdrowia.

Gdy wystąpią inne przyczyny uzasadniające zmianę wynagrodzenia (np. z uwagi na uzyskanie wyższego wykształcenia), zmiana nastąpi z pierwszym dniem najbliższego miesiąca kalendarzowego, jeżeli inne przyczyny nie nastąpiły od pierwszego dnia danego miesiąca kalendarzowego. Zatem jeżeli zmiana wysokości wynagrodzenia wiąże się z uzupełnieniem kwalifikacji przez nauczyciela, powinna ona nastąpić z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym nauczyciel uzyskał wymagane kwalifikacje.
Pracownik powinien udokumentować swoje prawo do zmiany wysokości wynagrodzenia. Dopiero po dostarczeniu aktu nadania kolejnego stopnia awansu zawodowego należy wyrównać nauczycielowi wynagrodzenie od 1 września 2014 r.
Takim dokumentem nie jest zaświadczenie o uzyskaniu akceptacji komisji kwalifikacyjnej ani zaświadczenie o zdaniu egzaminu przed komisją egzaminacyjną. Stanowi ono tylko jeden z warunków uzyskania stopnia awansu nauczyciela dyplomowanego. Spełnienie tego warunku nie jest tożsame z uzyskaniem stopnia awansu zawodowego.
Jeżeli zatem pracodawca nie dysponuje stosownymi dokumentami, nie jest uprawniony do podwyższenia wynagrodzenia.

Przykład:
Nauczyciel, który uzyskał tytuł magistra 10 lipca 2014 r. i przedstawi dyrektorowi dyplom we wrześniu, będzie uprawiony do przeszeregowania płacowego dopiero od 1 października 2014 r. (bez wyrównania) – zgodnie z przepisem, z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym nauczyciel uzyskał wymagane kwalifikacje.

Ustalenie etatu łączonego

Nauczycielowi realizującemu w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin (np. nauczanie plastyki i prowadzenie zajęć na świetlicy szkolnej lub nauczanie języka polskiego i prowadzenie biblioteki) powinno się określić tzw. pensum łączone.
Tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dla nauczycieli realizujących w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin określa organ prowadzący w trybie odrębnej uchwały (art. 42 ust. 7 KN). W takim przypadku nauczyciel realizuje odrębne pensum dydaktyczne ustalone przez dany organ prowadzący szkołę (tzw. pensum łączone). Każda godzina realizowana ponad tak ustalone pensum będzie godziną ponadwymiarową (art. 35 ust. 2 KN).
Najczęściej organy prowadzące ustalają pensum proporcjonalnie. Wytyczne w tej kwestii zawierało stanowisko Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu z 24 listopada 2003 r. (sygn. DPZN-WSW-1032/413/UK/2003), jednak wiążące ustalenia musi zawierać uchwała organu prowadzącego, gdyż tylko na jej podstawie można prawidłowo rozliczyć czas pracy nauczycieli.

Przykład:
Nauczyciel realizuje łącznie 29 godzin obowiązkowych, w tym 14 godzin według pensum 18-godzinnego i 15 godzin według pensum 30-godzinnego. Wykonujemy następujące przeliczenie: 14/18 + 15/30 = 0,77 + 0,5 = 1,27 etatu (zasada zaokrąglania powinna być wskazana w uchwale organu prowadzącego). Jeżeli 1,27 etatu stanowi 29 godzin, to proporcjonalnie 1 etat stanowi 22,83 godziny. Po zaokrągleniu do pełnych godzin pensum wynosi 23 godziny. Pozostałe 6 godzin (29 – 23) to godziny ponadwymiarowe. Tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć nauczyciela według wskazanej zasady wynosi 23 godziny.

Nauczyciel realizuje łącznie 22 godziny, w tym 9 godzin według pensum 18-godzinnego i 13 godzin według pensum 26-godzinnego. Wykonujemy następujące przeliczenie: 9/18 + 13/26 = 0,5 + 0,5 =1. Zatem tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć nauczyciela wynosi 22 godziny (brak godzin ponadwymiarowych).
Organy prowadzące szkoły w uchwałach proponują jeszcze inny sposób ustalania pensum łączonego: według wymiaru przedmiotu, dla którego wymiar pensum jest korzystniejszy.

Przykład:
Jeżeli nauczyciel realizuje 16 godzin w szkole podstawowej z wymiaru 18/18 i 4 godziny w gimnazjum z wymiaru 26/26, to niższym pensum jest 18/18. Zatem nauczyciel realizuje cały etat i 2 godziny ponadwymiarowe (16 + 4 = 20, czyli 20/18).

Skorzystanie z możliwości łączenia w ramach etatu zajęć o różnym pensum formalnie polega na zawarciu z nowym nauczycielem stosunku pracy ze wskazaniem w ramach warunków zatrudnienia, zatrudnienia na stanowisku nauczyciela o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin zajęć. W przypadku nauczyciela pozostającego w zatrudnieniu na podstawie mianowania, zmiana będzie polegać na przeniesieniu nauczyciela na podstawie art. 18 ust. 1 KN na inne stanowisko. W akcie przeniesienia wskazuje się nowego pracodawcę i miejsce wykonywania pracy (jeżeli ulegają zmianie), stanowisko, na jakie nauczyciel jest przenoszony, oraz datę przeniesienia.
Natomiast nauczycielowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę należy w takim przypadku zaproponować nowe warunki zatrudnienia. Może to nastąpić w trybie wypowiedzenia zmieniającego – z końcem roku szkolnego za trzymiesięcznym wypowiedzeniem. W takim przypadku wypowiedzenie należy wręczyć najpóźniej do końca maja danego roku.
Niezależnie od powyższego można z nauczycielem zmienić umowę w drodze porozumienia stron. Jednak w tym przypadku zmianą umowy muszą być zainteresowane obie strony (i nauczyciel, i dyrektor).
Należy mieć na uwadze, że w ramach etatu nie powinno dochodzić do łączenia pracy w szkole i oddziale przedszkolnym. Oddział przedszkolny nie wchodzi bowiem w skład struktury organizacyjnej szkoły podstawowej. Zachowuje odrębności programowe, a kształcenie i wychowanie w nim jest zorganizowane odmiennie niż w oddziałach szkoły podstawowej, na zasadach odnoszących się do oddziałów przedszkola, tj. zgodnie z ramowym statutem przedszkola.
W konsekwencji do organizacji oddziału przedszkolnego w szkole podstawowej należy stosować te same przepisy co do organizacji pracy przedszkola. Łączenie pracy w szkole i oddziale przedszkolnym funkcjonującym w szkole zawsze będzie rodzić problem dotyczący m.in. wymiaru urlopu wypoczynkowego nauczyciela, czasu pracy nauczyciela. Przepisy nie regulują bowiem takich kwestii.