Jak przekazać majątek szkoły nowemu dyrektorowi placówki?

Jak właściwie przekazać majątek szkoły nowemu dyrektorowi szkoły?
Zmiana dyrektora szkoły następuje najczęściej z początkiem nowego roku szkolnego. Przejęcie obowiązków dyrektora wiąże się z przejęciem majątku rzeczowego szkoły – budynku, wyposażenia, stanu magazynu, a także majątku finansowego – stanu gotówki w kasie i banku oraz ksiąg rachunkowych i wszystkich innych znajdujących się w szkole rzeczy.
Przede wszystkim inwentaryzacja
Przekazanie każdego składnika majątku szkoły powinna poprzedzić jego inwentaryzacja, sporządzona – jeżeli to możliwe – na dzień przekazania lub na dzień możliwie jak najbliższy dniu przekazania. Sposób przeprowadzanej inwentaryzacji zależy od rodzaju inwentaryzowanego składnika majątku.
Inwentaryzację w drodze spisu z natury należy przeprowadzić dla:
• środków trwałych;
• pozostałych środków trwałych (wyposażenia);
• stanu magazynów;
• środków pieniężnych w kasie.
Natomiast inwentaryzację stanu środków finansowych na rachunkach bankowych oraz sald w księgach rachunkowych przeprowadza się poprzez uzgodnienie sald drogą weryfikacji (porównania) z dokumentami finansowo-księgowymi.
Spis z natury składników rzeczowych
Spis z natury składników rzeczowych często trudno jest przeprowadzić na dzień, w którym następuje przekazanie majątku nowemu dyrektorowi, ponieważ ten rodzaj inwentaryzacji wymaga trochę czasu.
Można przeprowadzić go kilka dni wcześniej, jednak w protokole zdawczo-odbiorczym szkoły należy zamieścić ewentualne zmiany w stanie majątku, które zaszły od dnia, na który dokonano spisu, do dnia przekazania majątku nowemu dyrektorowi szkoły. Natomiast na dzień przekazania nie powinno być problemu ze sporządzeniem inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie.
Weryfikacja sald
W przypadku składników, których inwentaryzacja przeprowadzana jest w drodze weryfikacji sald,w protokole zdawczo-odbiorczym szkoły podaje się:
• stan rachunków bankowych – zgodny z ostatnimi wyciągami wszystkich posiadanych przez szkołę rachunków bankowych; zazwyczaj wyciągi bankowe docierają do szkoły z pewnym opóźnieniem, ale najlepiej, jeżeli jest to stan z dnia nie wcześniejszego niż dzień poprzedzający dzień przekazania;
• rachunkowość szkoły – po uzgodnieniu sald podaje się stan należności, zobowiązań oraz obroty księgi głównej wraz z ostatnim numerem i datą zaksięgowanej pozycji w księdze głównej.
Załączniki do protokołu zdawczo-odbiorczego
Sporządzone inwentaryzacje w drodze spisu z natury, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem wyciągów bankowych oraz wydruki z ksiąg rachunkowych stanowią załączniki do protokołu zdawczo-odbiorczego szkoły.
W protokole przekazania należy również wymienić wszystkie pozostałe przekazywane rzeczy, np. pieczęcie, teczki akt osobowych pracowników, dzienniki itp. Powinny być one uprzednio spisane w formie wykazów, które także stanowić będą załączniki do protokołu zdawczo-odbiorczego.
Kto podpisuje protokół?
Protokół zdawczo-odbiorczy szkoły podpisuje osoba zdająca, osoba przejmująca oraz przedstawiciel organu prowadzącego szkołę, w obecności którego powinno mieć miejsce przekazanie majątku szkoły.