Jak powinien wyglądać dokument, wg którego przetrzymywana jest dokumentacja w przedszkolu publicznym i jak długo dla pracowników niepracujących już w przedszkolu i dzieci nieuczęszczających do przedszkola? Jak powinien taki dokument wyglądać, co zawierać? Chodzi o dzienniki zajęć z poprzednich lat, obserwacje dzieci, które już nie uczęszczają do przedszkola, badania lekarskie pracowników.

W samorządowym przedszkolu obowiązuje wymóg opracowania jednolitego rzeczowego wykazu akt, którego treść dyrektor ustala w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Taki dokument określa sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w przedszkolu grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w przedszkolu oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną, czyli także okres jej przechowywania. Z tak sformułowanego wykazu powinien wynikać okres przechowywania dzienników zajęć i innych, obserwacji dzieci, dokumentacji pracowniczej. Przy tym skierowania i zaświadczenia dotyczące badań profilaktycznych zamieszcza się w aktach osobowych, które – w zależności od terminu zatrudnienia byłych pracowników, przechowuje się przez 50 lat albo przez 10 lat od od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, przy czym krótszy termin dotyczy osób zatrudnionych najwcześniej w 2019 r. (§ 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. z 2018 r., poz. 2369; art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm., art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. z 2018 r., poz. 357).