Czy w ramach ZFŚS może zostać w szkole powołana przez dyrektora Komisja Socjalna, w skład której wchodzą przedstawiciele związków zawodowych oraz przedstawiciele wyznaczonych pracowników szkoły? Dodam, że wyznaczeni pracownicy są wybierani przez dyrektora w oparciu o opinię zatrudnionych pracowników szkoły. Zadaniem Komisji Socjalnej jest opiniowanie i rozpatrywanie wniosków pracowników szkoły, często wnioski o zapomogę zawierają dane o stanie zdrowia wnioskującego (dane wrażliwe). Czy wyznaczeni pracownicy wchodzący w skład komisji socjalnej posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych mają prawo zgodnie z RODO do wglądu wymienionej wyżej dokumentacji?

Powołanie komisji socjalnej jest uzależnione od tego, czy jej istnienie przewiduje regulamin ZFŚS, obowiązujący w konkretnej szkole (art. 8 ust. 2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1352 ze zm.). Ponadto regulamin ten – i ile przewiduje działanie komisji socjalnej u danego pracodawcy - powinien określać skład komisji (czy składa się tylko z pracowników, czy także z przedstawicieli organizacji związkowej), sposób jej powoływania, a także uprawnienia członków komisji w zakresie dostępu do zwykłych i szczególnych danych osobowych osób uprawnionych i składanych przez nie wniosków i dokumentacji, ponieważ zagadnień tych nie reguluje ustawodawca (krajowy ani unijny), a regulamin ZFŚS (art. 8 ust. 2 ww. ustawy). Ponieważ przyznanie świadczeń socjalnych jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i majątkowej za prawidłowe należy uznać przekazywanie komisji socjalnej tylko takich danych (również dotyczących zdrowia), które wskazują na spełnienie kryterium socjalnego, ale z pominięciem personaliów lub innych danych, które by umożliwiły identyfikację osoby uprawnionej – art. 8 ust. 1 ww. ustawy, art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1). Gdyby w niektórych przypadkach niemożliwe okazało się przekazanie komisji informacji lub dokumentacji zawierającej dane identyfikujące osoby uprawnione, zakres dostępu do danych osobowych powinien określać regulamin, ponieważ samo zobowiązanie do zachowania ich w tajemnicy jest niewystarczające do stwierdzenia prawidłowości ich przetwarzania. W związku z tym przetwarzanie danych osób uprawnionych jest zgodne z RODO, gdy następuje zgodnie z podstawowymi zasadami przetwarzania danych oraz z regulaminem ZFŚS konkretnego pracodawcy.