Pracownik jest zatrudniony w jednej placówce oświatowej – jako woźna od 1 września 2016 r. na część etatu (obecnie 1/2 etatu) oraz na stanowisku pomocy administracyjna od 1 września 2017 r. na część etatu (obecnie 1/2 etatu). Uwzględniając zakończone stosunki pracy (umowa woźnej na dzień 28 stycznia 2023 r. i umowa pomocy administracyjnej na dzień 25 października 2023 r.) wysługa lat wynosi 30 lat. Czy można wypłacać nagrodę jubileuszową z każdej umowy oddzielnie? Czyli dla woźnej za 30 lat w styczniu oraz dla pomocy administracyjnej za 30 lat w październiku? Czy są jakieś przepisy, które mówią o potrąceniu składek ZUS w przypadku płacenia nagrody jubileuszowej w okresie krótszym niż 5 lat? Czy są jakieś inne zasady wypłacenia nagrody?

Jeśli chodzi o nagrodę jubileuszową, to przysługuje ona z każdego stosunku pracy. Zgodnie z art. 38 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 530) do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

W interpretacji indywidualnej z dnia 26 maja 2020 r., WPI/200000/43/418/2020, ZUS wyjaśnił, że „nagrody jubileuszowe nie są świadczeniami obligatoryjnymi, uregulowanymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Zasady ich przyznawania oraz wypłacania wynikają z obowiązujących u przedsiębiorcy regulaminów. Jednocześnie odnosząc się do zasad ich przyznawania, należy przyjąć, że stanowią formę świadczenia dodatkowego wynikającego bezpośrednio ze stażu pracy pracownika, prawo do którego nabywa się po przepracowaniu wymaganego okresu. Zatem, decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tych świadczeń z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Jednocześnie, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są również nagrody jubileuszowe wypłacone częściej niż 5 lat, jeżeli taka nagroda zostaje wypłacona z dniem rozwiązania umowy o pracę w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę, a do nabycia prawa do następnej nagrody brakuje mniej niż 12 miesięcy lub gdy pracownik przedstawi dokumenty poświadczające zatrudnienie, które nie było uwzględniane przy ustalaniu prawa do poprzedniej nagrody. Jednakże, jeżeli nagroda jubileuszowa jest wypłacana przed upływem 5 lat z innych przyczyn niż wymienione powyżej, stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powyższe oznacza, że nagroda jubileuszowa przyznana osobom, które wcześniej obchodziły swój jubileusz 5-lecia czy 10-lecia pracy będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe”.

Natomiast w interpretacji indywidualnej z dnia 5 maja 2020 r., DI/100000/43/226/2020, ZUS odnosząc się do kwestii wyłączenia z podstawy wymiaru składek nagrody jubileuszowej zajął stanowisko, że „decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń pieniężnych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Bez znaczenia prawnego pozostaje natomiast fakt daty wypłacenia tych świadczeń pracownikowi (wypłata tych świadczeń może nastąpić więc w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej)”.