Jesteśmy szkołą niepubliczną z uprawnieniami szkoły publicznej (utrzymujemy się z subwencji oświatowej, nie podlegamy pod KN). Chcielibyśmy się dowiedzieć jaki zestaw dokumentów zgodnie z prawem oświatowym musimy prowadzić. Czy są dokumenty, które nie są dla nas obowiązkowe, ale wskazane przy kontroli kuratorium i na co zwrócić największą uwagę oraz czy nadzór pedagogiczny jest wymagany?

Najważniejszym dokumentem jest statut szkoły, który musi zawierać treść zgodną z art. 172 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm. W zależności od stopnia szczegółowości statutu danej szkoły niepublicznej oraz specyfiki danej placówki, jego treść mogą (ale nie muszą) uzupełniać różne regulaminy i procedury dotyczące przykładowo przyprowadzania i odbierania najmłodszych uczniów, wycieczek innych niż związane z realizacją podstawy programowej lub lokalne, postępowania w sytuacjach kryzysowych (w tym np. w razie zaistnienia wypadku). Obowiązkowy jest prowadzony przez dyrektora rejestr wyjść grupowych innych niż szkolne wycieczki, zawierający: datę, miejsce i godzinę wyjścia lub zbiórki uczniów, cel lub program wyjścia, miejsce i godzinę powrotu, imiona i nazwiska opiekunów, liczbę uczniów oraz podpisy opiekunów i dyrektora - § 2a rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach, Dz.U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69 ze zm., a ponadto § 3 tego rozporządzenia stanowi, że dyrektor, co najmniej raz w roku, dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru wypadków zawierającego treść określoną w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.
W związku z przeprowadzaną przez kuratora oświaty kontrolą realizowania podstawy programowej, szkoła z uprawnieniami szkoły publicznej ma obowiązek dokumentować przebieg działalności dydaktyczno – opiekuńczo – wychowawczej, na zasadach szczegółowo określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 (np. dziennik zajęć lekcyjnych, dziennik innych zajęć, dzienniki specjalistów). Jeśli w szkole jest prowadzone wczesne wspomaganie rozwoju dziecka, praca zespołu powinna być dokumentowana z uwzględnieniem obowiązku prowadzenia arkusza obserwacji dziecka i opracowania programu WWRD na zasadach określonych w § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 sierpnia 2017 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci, Dz.U. z 2017 r., poz. 1635. Również praca z dziećmi z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego jest dokumentowana m.in. odnośnie pracy zespołu, obejmuje indywidualny program edukacyjno – terapeutyczny i dokonywane wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania danego dziecka, zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym, Dz.U. z 2017 r., poz. 1578.
Inna dokumentacja działalności szkoły, w zależności od funkcjonujących organów, treści statutu i przyjętej praktyki lub poleceń dyrektora może objąć protokoły zebrań kolegialnych organów, decyzje lub zarządzenia jednoosobowych organów, dokumentację zebrań z rodzicami, współpracy z instytucjami lub specjalistami. Pozostałą dokumentacja może dotyczyć rekrutacji do szkoły, umów z rodzicami, spraw kadrowych, finansowo – księgowych, bezpieczeństwa i higieny warunków lokalowych (książki kontroli sanitarnej, protokoły przeglądów budynku i instalacji, w tym dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego i stanu technicznego – zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, Dz. U. z 2017 r., poz. 1332), a także dokumentację systemu HACCP (księga HACCP, procedury systemowe i instrukcje, zapisy wynikające z ww. dokumentów), jeżeli szkoła prowadzi stołówkę (zgodnie z przepisami Rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych, Dz. Urz. UE L 139/1). Dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej: opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1); określenie zasad, na jakich szkoła będzie dokumentowała wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO); jeśli dane osobowe przetwarzają podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego, czy księgowości, należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Prowadzenie wewnętrznego nadzoru pedagogicznego w niepublicznej szkole jest nieobowiązkowe - § 35 w zw. z § 23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego, Dz.U. z 2017 r., poz. 1658. Jeśli natomiast jego prowadzenie przewiduje statut lub decyzja dyrektora, dyrektor samodzielnie decyduje, jakie zagadnienia zostaną objęte ewaluacją oraz kto przeprowadzi ewaluację, mając na względzie statutowe obowiązki przedszkolnych organów i pracowników.