Jestem dyrektorem szkoły w małej miejscowości pod Kołobrzegiem, miejscem pracy wpisanym w umowie wszystkich zatrudnionych nauczycieli jest miejscowość pod Kołobrzegiem. Od połowy września kilku nauczycieli realizuje nauczanie indywidualne w Kołobrzegu - gdzie mieszkają, oprócz jednego nauczyciela, który mieszka w miejscowości gdzie mieści się szkoła. Proszę o pomoc, w jaki sposób powinnam wystawić i rozliczyć delegację służbową? Przykład 1: Nauczyciel mieszkający w Kołobrzegu, rano realizuje 2 godz. nauczania indywidualnego, wyjeżdża z miejsca zamieszkania - Kołobrzeg do ucznia i wraca do swojego domu po czym przyjeżdża do szkoły i prowadzi zajęcia zgodnie z planem lekcji. Przykład 2: Nauczyciel prowadzi zajęcia w szkole po czym jedzie do Kołobrzegu na nauczanie indywidualne (mieszka w Kołobrzegu) i nie wraca do pracy. Przykład 3: Nauczyciel mieszkający w miejscowości gdzie znajduje się szkoła po swoich lekcjach jedzie do Kołobrzegu na nauczanie indywidualne 2 godz. i wraca do swojego miejsca zamieszkania. Wszyscy nauczyciele wymienieni w przykładach poruszają się prywatnymi samochodami. Bardzo proszę o podanie w jaki sposób powinnam rozliczyć delegację służbową. Czy powinnam uregulować to zarządzeniem? Podpisać z nauczycielami odrębnie umowę, porozumienie? Proszę o pomoc i podanie podstawy prawnej.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zasady rozliczania podróży służbowych zostały uregulowane w Rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167). Tym samym nie ma potrzeby regulowania zasad rozliczania podróży służbowych pracowników osobnym zarządzeniem lub regulaminem.
Z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Każdy pracownik powinien otrzymać pisemne zlecenie podróży służbowej. Jeśli podróż ma odbyć się prywatnym samochodem pracownika dokument ten jest obowiązkowy i na podstawie niego rozliczane są koszty podróży.
W przypadkach opisanych powyżej, należy rozpatrzyć rozliczenie podróży służbowych pod kątem prawa do diety oraz zwrotu kosztów podróży.
Dieta jest świadczeniem dla pracownika, mającym na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania pracownika do miejscowości jego pobytu stałego lub czasowego (§ 7 ust. 3 pkt 1 w/w Rozporządzenia). Pracownik w takiej sytuacji posiada możliwość spożywania posiłków w domu i delegacja nie zwiększa ponoszonych przez niego kosztów wyżywienia. Dieta przy wyjeździe krajowym jest natomiast świadczeniem mającym na celu pokrycie jedynie zwiększonych, a nie pełnych kosztów wyżywienia.
W tym przypadku dieta nie przysługuje za cały czas delegacji, a nie tylko za czas pobytu w miejscowości zamieszkania pracownika. Tym samym nie należy jej naliczać również za czas przejazdu.
Kolejnym świadczeniem w podróży służbowej jest zwrot kosztów przejazdów.
Podstawą zwrotu kosztów podróży prywatnym samochodem jest:
-wspomniane powyżej zlecenie podróży, nie musi być ono potwierdzane przez jednostkę/osobę, do której podróżował nauczyciel; 
-umowa cywilnoprawna o korzystanie z samochodu prywatnego nauczyciela do celów służbowych (wystarczy jedna umowa. Błędną praktyką będzie zawieranie każdorazowo umowy do każdej zleconej podróży służbowej);
-dokument podróży służbowej - ewidencja przebiegu pojazdu sporządzona według następującego schematu: dane (imię i nazwisko, adres zamieszkania ) osoby odbywającej podróż, numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu, data i cel wyjazdu, miejsce rozpoczęcia podróży służbowej i miejsce docelowe, liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za przejechany 1 km, kwotę zwrotu, tj. pomnożenie stawki za 1 km przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, podpis pracownika, ewentualnie rubryka do zatwierdzenia księgowości.
Z uwagi na fakt, że diety jak i inne świadczenia z tytułu podróży służbowych nie są wynagrodzeniem pracownika, nie wchodzą do podstawy wymiaru składek, z ogólnych zasad nie podlegają one oskładkowaniu i opodatkowaniu. Jednakże zwrot kosztów podróży prywatnym samochodem, za zgodą pracodawcy, będzie wolny od podatku dochodowego, jeśli zwrot za 1 km nie będzie wyższy od stawki ustalonej przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. W sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późniejszymi zmianami). Obecnie stawka ta wynosi: 0,5214 zł- dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3, a dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3- 0,8358 zł.