Umowa na zastępstwo z wykładowcą akademickim a awans zawodowy

Na umowę o pracę na "zastępstwo" został zatrudniony nauczyciel z przygotowaniem pedagogicznym, który jak się okazało jest wykładowcą akademickim od 15 lat. Nie ma stopnia awansu. Czy powinnam zmienić umowę i zastosować wynagrodzenie na poziomie nauczyciela mianowanego? Jakie dokumenty powinnam wymagać w związku z tą sytuacją. Czy wystarczy zaświadczenie z uczelni? Czy powinnam zgłosić tę sytuację do Wydziału oświaty i wystąpić o akt mianowania. Czy wykładowca powinien to zrobić sam osobiście.