Krajowy System e-Faktur (KSeF) w oświacie – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Co to jest KSeF, jak działa Krajowy System e-Faktur oraz kto i od kiedy musi z niego korzystać, czy jednostki oświatowe (państwowe, samorządowe), w tym szkoły, przedszkola, mają taki obowiązek?

Co to jest KSeF i w jakim celu się go wprowadza? Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do: wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych (faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie) oraz nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Głównym celem wdrożenia systemu KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie nadzoru nad obiegiem dokumentów. Potrzeba wprowadzenia KSeF tłumaczona jest jego bazowymi korzyściami, do których w szczególności można zaliczyć: optymalizowanie procesów kontroli władz podatkowych m.in. nad autentycznością dokumentów, ułatwienie automatycznej wymiany faktur, zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności obrotu gospodarczego, umożliwienie skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT, zunifikowanie, czyli wprowadzenie jednego wzoru faktury elektronicznej w obrocie gospodarczym, co ułatwia integrację systemów informatycznych przedsiębiorców. System ma więc zapewniać bezpieczeństwo, przejrzystość i efektywność kontroli systemu podatkowego, usprawniać procesy obrotu gospodarczego, ułatwiać wystawianie i przesyłanie faktur dokumentujących przeprowadzone operacje gospodarcze. Zalety systemu mają być zatem odczuwalne dla fiskusa, podatnika-przedsięborcy oraz dla wszystkich korzystających, a poprzez redystrybucję wtórną budżetu również dla każdego beneficjenta budżetu, czyli dla nas wszystkich. Konieczność korzystania z KSeF Po analizie możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców: Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem); przychody ze sprzedaży osiągnięte w 2024 r. będą stanowiły punkt odniesienia do określenia obowiązku stosowania KSeF w pierwszym terminie, tj. od lutego 2026 r. Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia...